Privatlivspolitik

1.Dataansvarlig og kontakt

Fidento udvikles og udbydes af

Henvendelser om personoplysninger: support@fidento.dk.

2.Vores to roller

Fidento er et sagsstyringssystem til advokatkontorer. Det giver os to forskellige roller, og det er vigtigt at holde dem adskilt.

Vi er dataansvarlige

for de oplysninger vi selv indsamler og bestemmer formålet med: besøg på hjemmesiden, henvendelser og demo-bookinger, kontaktpersoner og brugere hos kunder og leverandører, fakturering og jobansøgninger. Det er den behandling, denne politik handler om.

Vi er databehandlere

for de oplysninger et kontor lægger i Fidento som led i sit arbejde: sager, parter, dokumenter, tidsregistreringer, frister og alt andet sagsmateriale. Her er kontoret dataansvarligt. Vi behandler oplysningerne alene efter kontorets instruks og på grundlag af en databehandleraftale, og vi bruger dem ikke til egne formål — heller ikke til at træne modeller eller forbedre produktet på tværs af kunder.

Er du klient, modpart eller på anden måde part i en sag hos et kontor, der bruger Fidento, er det kontoret du skal henvende dig til om dine oplysninger. Vi hjælper kontoret med at svare, men vi kan ikke selv udlevere, rette eller slette oplysninger i kontorets sager.

3.Hvem vi behandler oplysninger om

• Besøgende på fidento.dk.
• Personer der booker en demo, skriver til os eller beder om support.
• Kontaktpersoner og brugere hos de kontorer, der er kunder hos os, og hos vores leverandører og samarbejdspartnere.
• Jobansøgere.

4.Hvad vi behandler, hvorfor og på hvilket grundlag

4.1 Hjemmesiden

Når du besøger fidento.dk, registreres tekniske oplysninger om besøget: hvilke sider der vises, hvornår, og hvilken browser der bruges. Oplysningerne bruges til at drive og forbedre hjemmesiden og til statistik, og de anonymiseres i videst muligt omfang. Vi sætter ikke cookies, der kræver samtykke, uden at spørge først.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at drive og forbedre hjemmesiden (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

4.2 Demo, henvendelser og support

Booker du en demo eller skriver til os, behandler vi de oplysninger du giver os: typisk navn, kontor, e-mail, telefonnummer, antal brugere og selve henvendelsen. Oplysningerne bruges til at svare dig, gennemføre demoen og følge op.

Beder du om support som bruger af Fidento, behandler vi de oplysninger du sender med. Send ikke oplysninger om klienter eller sager i en supporthenvendelse, medmindre det er nødvendigt for at løse problemet — indeholder henvendelsen sagsoplysninger, behandler vi dem som databehandler for kontoret, jf. punkt 2.

Retsgrundlag: din anmodning om kontakt og foranstaltninger forud for en aftale (artikel 6, stk. 1, litra b), og vores legitime interesse i at følge op på henvendelser (artikel 6, stk. 1, litra f).

4.3 Kunder, leverandører og samarbejdspartnere

Er dit kontor kunde hos os, behandler vi oplysninger om kontorets kontaktpersoner og brugere: navn, arbejdsmail, telefonnummer, stilling og rolle i systemet, samt oplysninger til fakturering — kontorets navn, CVR-nummer, adresse, fakturabeløb og betalingsoplysninger. Brugere logger ind med kontorets egen Microsoft-konto; vi opbevarer ikke adgangskoder.

For at kunne yde support og holde systemet sikkert logger vi, hvilke brugere der har været logget ind, og hvornår. Hvad brugerne gør inde i systemet, logges på kontorets vegne som en del af kontorets egen dokumentation, jf. punkt 2.

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere behandler vi til administration af samarbejdet og opfyldelse af aftaler.

Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen (artikel 6, stk. 1, litra b), retlig forpligtelse efter bogføringsloven (artikel 6, stk. 1, litra c) og vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og beskytte systemet (artikel 6, stk. 1, litra f).

4.4 Jobansøgere

Søger du en stilling hos os, behandler vi det du sender: ansøgning, CV, eksamensbeviser og eventuelle referencer. Oplysningerne bruges til at vurdere din ansøgning. Ansættes du ikke, sletter vi dem senest seks måneder efter, at stillingen er besat, medmindre du giver samtykke til, at vi beholder dem med henblik på fremtidige stillinger.

Retsgrundlag: foranstaltninger forud for aftaleindgåelse (artikel 6, stk. 1, litra b) og samtykke til længere opbevaring (artikel 6, stk. 1, litra a).

5.Automatiserede afgørelser og AI

Vi træffer ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende vis påvirker dig væsentligt.

Fidento indeholder funktioner, der bruger AI — for eksempel forslag til en ny sag ud fra en mail, referater af møder og en assistent, der svarer på spørgsmål om kontorets egne sager. Funktionerne stiller forslag; det er altid en medarbejder hos kontoret, der tager stilling. Behandlingen sker på kontorets vegne, jf. punkt 2, på servere i EU, og kontorets oplysninger bruges ikke til at træne modeller.

6.Databehandlere og videregivelse

Vi bruger databehandlere til drift af vores IT-systemer, herunder hosting, backup, e-mail og supportværktøjer. De behandler personoplysninger efter vores instruks og på grundlag af databehandleraftaler. Kontorer, der er kunder hos os, får en liste over de underdatabehandlere, vi bruger til at levere Fidento, som en del af databehandleraftalen, og orienteres før der sker ændringer i den.

Derudover videregiver vi kun personoplysninger, hvis du har givet samtykke til det, eller hvis vi er forpligtet til det efter lovgivningen eller efter krav fra en offentlig myndighed. Vi videregiver ikke personoplysninger til kommercielle formål og sælger dem ikke.

7.Overførsel til lande uden for EU/EØS

Personoplysninger opbevares i EU/EØS. Hvor en databehandler kan have adgang til oplysninger fra et land uden for EU/EØS — for eksempel i forbindelse med support — sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau gennem EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret. Du kan få en kopi af det relevante overførselsgrundlag ved at kontakte os.

8.Opbevaring og sletning

Vi sletter eller anonymiserer personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til. Som udgangspunkt gælder:

• Henvendelser og demo-bookinger: slettes senest 12 måneder efter sidste kontakt, medmindre henvendelsen fører til et kundeforhold.
• Kunder: så længe aftalen løber. Oplysninger, der indgår i bogføringen, opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, de vedrører, jf. bogføringsloven.
• Kontorets sager i Fidento: tilbageleveres eller slettes ved aftalens ophør efter kontorets valg og inden for den frist, der står i databehandleraftalen.
• Jobansøgninger: 6 måneder efter at stillingen er besat, medmindre du giver samtykke til længere opbevaring.
• Besøgsstatistik: opbevares anonymiseret.

Når vi sletter personoplysninger fra vores systemer, kan der gå kort tid, før kopier også er slettet fra backup.

9.Sikkerhed

Vi beskytter personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse og tab. Blandt de organisatoriske og tekniske foranstaltninger er:

• Adgang kun for medarbejdere, der har brug for den, med individuelle konti og multifaktor-login.
• Hvert kontors data holdes adskilt fra andre kontorers. Et kontor kan ikke se et andet kontors oplysninger.
• Kryptering af oplysninger under overførsel og ved opbevaring.
• Løbende, krypteret backup, adskilt fra driften.
• Logning af adgang og handlinger, så det kan efterprøves hvem der gjorde hvad.
• Databehandleraftaler med alle leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne.
• Tavshedserklæringer og vejledning i sikker behandling for alle med adgang til systemet.
• Regelmæssig gennemgang af systemer og adgange.

10.Dine rettigheder

Når vi behandler oplysninger om dig som dataansvarlig, har du efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• at få oplyst, hvordan vi behandler dine personoplysninger,
• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
• berigtigelse af urigtige oplysninger,
• sletning, når betingelserne for det er opfyldt,
• begrænsning af behandlingen,
• dataportabilitet,
• at gøre indsigelse mod behandlingen, herunder mod direkte markedsføring,
• at trække et samtykke tilbage, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen indtil da.

Du udøver dine rettigheder ved at kontakte os, jf. punkt 1. Vi svarer normalt inden for en måned. Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig stor teknisk indgriben eller påvirker beskyttelsen af andres oplysninger.

Handler dine oplysninger om en sag hos et kontor, der bruger Fidento, skal du rette henvendelsen til kontoret, jf. punkt 2.

11.Klage

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Vi vil gerne have muligheden for at hjælpe først — skriv til os, så finder vi en løsning, hvis vi kan.

12.Ændringer

Vi opdaterer denne politik, når vores behandling ændrer sig, eller når lovgivningen kræver det. Vi begrænser ikke dine rettigheder efter denne politik uden dit udtrykkelige samtykke. Væsentlige ændringer gør vi opmærksom på her på siden og, hvor det er relevant, direkte til de kontorer, der er kunder hos os.

Version 1.0 · september 2026